Na úvod pro vás máme zdánlivě nevinný, ale velmi podstatný dotaz. Který máte rok? 2020? Nebo už, stejně jako my, píšete devítku? Kdo se ještě zmítá ve vyúčtováních a závěrečných zprávách, ten má stále rok 2020. A už dva měsíce mu utíká rok 2021. Právě teď je už nejvyšší čas vykročit správným směrem a třeba se i poučit z roku předcházejícího. Čemu je třeba se nyní věnovat?

• Cash flow

Pro většinu neziskových organizací je přelom roku z pohledu cash flow nejnáročnější. Máte své cash flow pod kontrolou? Pokud ne, co nejrychleji se podívejte na účet a naplánujte si klíčové výdaje i příjmy na nejbližší měsíce. V následujících týdnech data zpřesňujte a zároveň plánujte další období.

• Rozpočet

Sestavte rozpočet roku 2021, ideálně rozložený do měsíců či čtvrtletí. Rozložení vám pomůže při zpřesňování cash flow. Využijte u toho data z minulého roku, opírejte se o své reálné zkušenosti. Museli jste například v průběhu minulého roku plánované náklady spíše zvyšovat či naopak? Pracujte se zkušenostmi z minulého roku.

• Systém finančního řízení

Jak hodnotíte minulý rok? Byli jste v průběhu či na jeho konci něčím překvapeni, ať už mile či nemile? Anebo jste přesně věděli, k jakému hospodářskému výsledku míříte? Pro dokonalý přehled bez překvapení je nejlepší nastavit si systém, ve kterém pravidelně skládáte vyúčtování a aktualizovaný výhled na zbytek období. Díky tomuto systému budete stále zpřesňovat odhad výsledku celého roku. Na co si dát pozor? Na chybějící či zdvojená data. A co by mělo být samozřejmostí? Inventury účetnictví.

• Nastavení reportů

Měli jste v minulém roce všechny relevantní informace z vašich reportů, anebo jste neustále sháněli výpočty a kalkulace ad hoc? Jak to letos udělat líp? Zhodnoťte, co chcete sledovat a jaké parametry jsou pro vás klíčové. Chcete vidět efektivitu a výsledky projektů, členů týmu, středisek, poboček, zakázek a akcí? Můžete, stačí jen nastavit reporty, včetně vstupních dat.

• Nastavení účetnictví

Zrevidujte podle nastavení reportů a také podle požadavků donorů, zda máte účetnictví nastavené tak, aby vyúčtování bylo co nejjednodušší. A to jak pro vaše interní účely, tak pro vaše donory. Využijte všechny možnosti účetních SW, abyste strukturovali data pomocí kódů zakázek, středisek a činností.

• Nastavení distribuce nákladů mezi dotační projekty

Pokud využíváte veřejné prostředky a poslední rok jste prošli peklem vyúčtování spojených s nekonečným přeúčtováním a označováním nákladů, zkuste maximum nastavit už na začátku. U očekávaných a významných dotací již nyní nastavte úvazky členů týmu a další náklady, které tam budete účtovat.

• Vše nastavte jen dle reálných potřeb

Vše výše popsané dělejte efektivně. Vždy zvažte náklady a reálné přínosy opatření, abyste netvořili složitý systém jen pro systém. Záleží také na velikosti a struktuře organizace. Někde stačí kvartály, jinde jsou lepší měsíční reporty, někde stačí rozpočet dělený na osobní náklady a ostatní, jinde podrobněji atd.