Jak v dotačních projektech uplatnit režijní náklady
V dnešním článku se s vámi podělíme o své zkušenosti s tím, jak správně uplatňovat režijní náklady v projektech – a přitom neohrozit finanční zdraví organizace.
V okamžiku psaní grantové žádosti umíme málokdy přesně odhadnout, jak velkou část režijních nákladů do konkrétního projektu uplatníme. Z opatrnosti pak máme tendence tyto náklady raději nadhodnotit, nikoli podhodnotit.
Nejdřív měř, potom řeš
Ať už jsou pravidla poskytovatele jakákoli, začít se musí vždy stejně – sestavením rozpočtu. Jak na to?
- Získejte přehled o současné situaci. Kolik vás tento měsíc/rok stojí provoz organizace, jaké konkrétní máte náklady.
- Odhadněte budoucí náklady. Kolik může stát provoz organizace za rok, za dva (po dobu realizace projektu). Jaké konkrétní náklady vzniknou. Seznamte se se záměry vedení organizace (co když plánuje významný růst anebo naopak bude některé činnosti utlumovat apod).
- Posuďte dopad existence projektu na celou organizaci. Bude potřeba víc prostoru? Víc zaměstnanců?
- Zkalkulujte objem prostředků (výnosů), se kterými organizace bude v budoucnu nakládat. Potřebujete mít alespoň přibližnou představu o tom, jak velkou část vašich aktivit projekt pohltí, jak bude náročný na personální obsazení organizace apod.
- Přizpůsobte rozpočet scénářům. Co když se bude dařit hůře, než očekáváte, co když to bude lepší? Stanovte si zkrátka mantinely.
Uplatnění nákladů do projektů
Poskytovatelé dotace obvykle umožňují dva způsoby alokování režijních/provozních nákladů:
Prvním je stanovení nepřímých nákladů pevnou částkou (či procentem) z rozpočtu projektu. Na první pohled jednoduché řešení, dovoluje odvodit si částku, kterou můžete použít na režijní náklady a tyto do projektu vykážete. Nicméně pozor! I když „excel snese vše“, důležité je účetnictví. Co to znamená? Rozdělení nákladů mezi projekty musíte být schopni zachytit i v účetním systému (viz jeden z našich předchozích článků).
Rozdělovat režijní/provozní náklady můžete několika způsoby (opět se odvoláme na naše předchozí texty). Nicméně téměř vždy se dostanete k tomu, že máte skupinu
- režijních/provozních nákladů, které do projektu můžete nárokovat „přímo“ (pozor, stále jsme v kategorii nepřímých nákladů). K těmto nákladům patří například nákup spotřebního materiálu, který je použit pouze pro projekt, ale poskytovatel je zahrnuje do nepřímých nákladů.
- a nákladů, které nevznikají jen kvůli projektu samotnému, a které musíte umět mezi jednotlivé projekty rozpočítat. A právě rozpočítání těchto nákladů může být alfou i omegou finančního přínosu projektu. Na to, abyste tyto náklady byli schopní rozpočítat správně, potřebujete metodiku. „Ideálně“ takovou, kterou akceptuje poskytovatel dotace a která vám zároveň umožní náklady do projektů alokovat tak, jak potřebujete vy. Dále záleží jen na vás, podle jakého klíče se rozhodnete náklady mezi projekty dělit. Může to být počet na projekt vyčleněných pracovníků, či poměr pracovních úvazků využívaných projektem vůči všem pracovníkům/úvazkům v organizaci. Často bývá jako měřítko využita výše přidělené dotace daného projektu vůči všem ostatním příjmům organizace (ale co když dotace nevyčerpáte na 100%, jak stanovit správný poměr?). Anebo poměr metrů čtverečních kanceláří využívaných daným projektem.
Někdy se stává, že nepřímé náklady projektu jsou vyčísleny položkově (příklad: elektřina 1 000 Kč, nájem 2 500 Kč). V tomto případě pak nemůže být řeč o použití rozumné metodiky. Obvykle bývá rozumné se s poskytovatelem dotace pokusit domluvit na změně rozpočtu (použít prostředky na nákup služeb nebo materiálu, které použijete přímo pro projekt).
Z výše uvedeného nepřímo vyplývá jedna zásadní věc. Pokud chcete mít svou organizaci finančně zdravou, není možné spoléhat na to, že 100% vámi realizovaných činností pokryjete z dotací, které vám natvrdo určují, jak alokovat své provozní/režijní náklady. Dostane se do bludného kruhu „jak vykázat, aby to v projektu jedna vypadlo takhle, ale v projektu dva jinak“.
Samozřejmě vnímáme, že radit vám, že financování vašich činností by mělo být vícezdrojové, je nošením dříví do lesa. Nicméně, poněkud překvapivě, je vícezdrojové financování prvním předpokladem toho, že v účetnictví a finanční operativě budete mít pořádek.