Jelikož již můžete být v situaci, kdy začínáte realizovat vaše dotační projekty získané v rámci nových operačních programů, máme pro vás pár novinek a rad týkajících se administrace a finančního řízení. Konkrétně se budeme věnovat Operačnímu programu Zaměstnanost, obecně pak ale tyto změny platí i v ostatních operačních programech.
- pořádně měřte, protože řezat půjde jen jednou
Myslíte si, že teď to nějak dopadne a co bude špatně se pak nějak změní? Omyl. Nově musí být i nepatrné změny v rozpočtu nahlášeny minimálně 10 dní před podáním zprávy o realizaci (monitorovací zpráva). A poté, co v informačním systému proběhne změna rozpočtu (v podstatě schválení ze strany řídícího orgánu), je tento rozpočet v rámci administrace zprávy o realizaci již neměnitelný. V minulosti bylo možné říci, že jsme náklad dali na špatný řádek rozpočtu a zpětně tedy děláme změnu rozpočtu.
Jaký z toho plyne závěr a aktuální poučení?
- je nutné dobře zvažovat případné změny
- je nevyhnutné věnovat více pozornosti finančnímu řízení rozpočtu
- je ideální v případě nejistoty vše předem konzultovat s poskytovatelem dotace
U podstatných změn rozpočtu platí, že jsou to změny mezi kapitolami nad rámec hranice 20% celkového rozpočtu projektu. Hranice 20% se posuzuje kumulativně, takže je potřeba plánovat změny dopředu. Zároveň je dobré, že se stále budou žádosti o podstatnou změnu „předschvalovat“ poskytovatelem ještě před jejich oficiálním podáním.
- Nepřímé náklady již nepodléhají kontrole finančních úřadů, ale…
V minulosti se často stávalo, že finanční úřady chtěli kontrolovat a prokazovat využití nepřímých nákladů. Dnes již sice nepřímé náklady nepodléhají kontrole jednotlivých finančních úřadů, ovšem my doporučujeme:
- vést je účetně mimo daný projekt a dotaci rozpustit například do provozních nákladů
- ale evidovat jejich využití
Jelikož není jasné, či je nebude kontrolovat Ministerstvo financí například.
- Dokládání výkazů práce
Práci i administrativu ulehčí další změna, která se týká výkazů práce. Nově musíte výkazy práce dokládat pouze v případě, že:
- daný pracovník má uzavřený pracovní poměr jak na pozici v daném projektu, tak i na další činnosti pro příjemce (mimo projekt) a obojí je v rámci jedné pracovní smlouvy
- část práce daného pracovníka bude nárokována v rámci nepřímých nákladů projektu. Pracovní výkazy tak bude potřeba dokládat u části mzdy, která bude hrazena z nákladů přímých.
Co radíme?
- uzavřít na úvazek v projektu novou pracovní smlouvu (samozřejmě, pokud je to v souladu se zákoníkem práce). Komplikací může být fakt, že se pro jednoho pracovníka zpracovává více mezd, ovšem v porovnání s vedením pracovních výkazů to pořád stojí za to.
- kontrolovat, aby se do výkazů práce nedostala formulace, která by vyvolávala podezření na nepřímé náklady
Dalším zjednodušením je, že výkazy práce se zpracovávají za skupiny činností a ne po dnech.
- Veřejné zakázky
V oblasti veřejných zakázek se toho tolik nemění, hranicí pro povinnost zpracovat veřejnou zakázku je částka 400 tis. Kč bez DPH. Opět je třeba dávat pozor na slučování/rozdělování předmětu plnění pro správné stanovení předpokládané hodnoty zakázky a zvolení správného režimu. U plnění pod 400 tis Kč bez DPH ale stále platí, že bude požadováno prokázání přiměřenosti ceny. Proto doporučujeme mít vždy k dispozici průzkum trhu či oslovit více dodavatelů.