Stali jste se šťastným příjemcem dotace některého z operačních programů? Gratulujeme! A připomínáme: teď je ten správný čas zapojit tuto dotaci (projekt) do systému finančního řízení. Jen tak udržíte finanční zdraví pod kontrolou. Více čtěte zde:

Vliv dotace (projektu) na rozpočet organizace 

Na začátku realizace nového dotačního projektu se rozhoduje o tom, jaký bude mít vliv na rozpočet organizace.  Nejdříve je třeba se ujistit, že vliv bude pozitivní a kdyby náhodou nebyl, je pořád čas s tím zkusit něco udělat.

O negativní vliv nikdo nestojí, tak co je potřeba udělat, aby byl pozitivní? Číst dál a zařídit se následovně:
Ze všeho nejdříve zrevidujte náklady organizace:

• mzdové náklady: budete přijímat nové zaměstnance? Pokud ano, zaneste je v rozpočtu organizace do plánovaných mzdových nákladů.
• režijní náklady: neporostou vám náklady například na nájem (rozšíření kanceláří) či na spotřební materiál (kancelářské potřeby, účetní služby a podobně)?

Hotovo? Pokračujeme:

• pokud máte v nákladech kompletní tým organizace (včetně nových zaměstnanců projektu), dejte na druhou stranu všechny finanční prostředky, které budou hrazeny projektem. (Ty nemusí být pouze na nové zaměstnance, ale také na již existující, ke kterým jste neměli dosud zdroj financování.
• spočtěte si, jaké finanční prostředky (jaká část rozpočtu nepřímých nákladů), mohou sloužit na úhradu režijních nákladů organizace.

Tímto procesem aktualizujete bilanci nákladů a výnosů – a někde na „hlavní palubní desce“ byste měli vidět očekávaný výsledek hospodaření na konci roku (k aktuálnímu datu).

Držíte se? Popojedem:

• aktualizujte systém účetnictví, čili doplňte do něj právě začínající projekt. Pro poskytovatele dotace postačí, když budete účetnictví projektu (tedy dotace) vést odděleně. Pro tyto účely můžete využít zakázky/střediska/činnosti/analytické účty. Pro splnění této povinnosti může stačit jedna zakázka/středisko – stačí ale pro účely řízení projektu? Podle našeho názoru ne. Je třeba se zamyslet, jaké ukazatele budete chtít pro účely finančního řízení a reportingu dále využívat. Například je nutné oddělit přímé a nepřímé náklady, pokud toto dělení rozpočet projektu obsahuje. Dále je dobré zvážit, zda nenastavit účetnictví tak, abyste jednoduchými exporty viděli čerpání rozpočtu projektu – tedy řádek rozpočtu = zakázka v účetnictví či jiný rozlišovací znak. Je to skvělý nástroj, který zjednoduší tvorbu monitorovacích zpráv i samotné řízení rozpočtu projektu. Nastavení vždy musí zohlednit podobu a velikost projektu – čím větší rozpočet, tím je nutnější detailnější nastavení. Dále může být vhodné sledovat každou klíčovou aktivitu odděleně – zejména, pokud je řídí různí manažeři klíčových aktivit.

Detailně jsme se věnovali nastavení systému účetnictví zde: https://ucetnictviproneziskovky.cz/jste-neziskova-organizace-ctete-jak-si-nastavit-ucetnictvi-abyste-zvladli-financni-rizeni-projektu/