Poslední kvartál – zkouška finančního řízení 

Třetí čtvrtletí kalendářního roku končí. V průběhu října byste měli mít k dispozici přehled o čerpání rozpočtů v jednotlivých projektech či službách. Samozřejmostí je i přehled za organizaci jako takovou – a to za první tři kvartály.

A jdeme do finále!

Máte jej? Jestli ne, je to kvůli tomu, že se spoléháte na intuici a dobrý odhad? Odvážnému štěstí přejeme. Nebude to ale spíš tak, že finanční řízení vaší organizace není systémovou záležitostí? Tušíte, že to bude tím důvodem, ale nejste si jisti? Tak namátkově:

• evidence čerpání vedete ve spoustě pomocných dokumentů
• zdlouhavě čekáte na přehledy čerpání za jednotlivé služby či projekty
• a stejně tak na to, až účetní vše přeúčtuje

Nachytali jsme vás na hruškách? Čtěte tedy dál.

Víte, co bylo?

V předchozím odstavci zmiňujeme přehledy čerpání za jednotlivé projekty či služby. Co tím myslíme? Že dva tři měsíce před koncem roku (či projektu) je potřeba mít k dispozici detailní přehled o čerpání každého rozpočtu. Hrubá čísla nyní přestávají platit.

Předpokládáme, že zájmem organizace je maximalizovat čerpání z každého přiděleného rozpočtu. Málokdy se stane, že rozpočet lze dočerpat přesně podle toho, jak byl naplánován. Položte si proto tyto otázky. A rovnou se na ně pokuste i odpovědět:

• Komunikujete s poskytovatelem dotace či daru o možných změnách v čerpání?
• Víte, jestli můžete peníze původně určené například na nákup služeb přesunout tak, abyste z nich mohli zaplatit mzdové náklady, anebo naopak?
• Umožní vám poskytovatel dotace pořídit ze získané dotace ještě počítač, který jste původně plánovali koupit na začátku roku, ale stále jste k tomu nedostali?
• Nebude případný nákup považován za nehospodárný výdaj?
• A co odměny pro vaše lidi? Celý rok tvrdě pracovali, vám se podařilo ušetřit na nákupu služeb, můžete jim z dotace nebo z daru proplatit odměnu?

Nepřekvapila vás loni nebo předloni náhodou účetní na konci roku tím, že ještě něco doúčtovala dodatečně a vy jste nakonec byli rádi, že vám v rozpočtu zbyla rezerva, ze které jste to mohli pokrýt? Nebyly to například odpisy majetku, které lze financovat z dotace/daru, ale byly zaúčtovány až zpětně za celý rok? Anebo účty za elektřinu? Vyúčtování za předchozí rok vám přišlo v květnu, od té doby platíte jen zálohy. Máte s poskytovatelem dotace/daru domluvené, jak s těmito položkami? A vidíte je v přehledu výdajů projektu či služby?

Máte nastavené mezitímní účetní závěrky?  A to tak, abyste kromě toho, co je zaúčtováno a o čem nemůže být řeč, měli k dispozici přehled „otevřených kauz“? Vždyť se přece snadno mohlo stát, že jste někomu zaplatili na jaře zálohu, ale faktura stále nedorazila. Téměř s jistotou lze tvrdit, že každá z otevřených kauz, o které nevíme, je špatně.

A víte, co bude?

 Nyní je čas detailně naplánovat čerpání každého rozpočtu. Nemyslíme tím mít vše spočítáno do koruny. Co potřebujete, je přehled o tom, jak každou položku rozpočtu vyčerpáte.

Ideální, až nutné, je zapojit do detailního plánování ty z vašich kolegů, kteří reálně rozpočty utrácejí. Pravděpodobně jen oni budou mít v hlavě důležité věci, které zatím zůstávají účetním či finančním manažerům skryty.  Pokud je obvykle do finančního plánování nezapojujete, teď to zkuste. Možná se dozvíte, že ten truhlář, který dělal v létě poličky do prostor, které využívá služba, za kterou váš vedoucí odpovídá, ještě něco drobného nedodělal a s vedoucím se domluvili, že fakturu pošle, až bude vše hotovo.  Anebo právě vedoucí služby ví, že v prostorách, kde zajištuje služby pro vaše klienty, je třeba vymalovat.  A proč na to nepoužít peníze, které v rozpočtu zbývají, že? Myslíme si, že tyto příklady dostatečně vypovídají o tom, proč je dobré do plánování toho, jak rozpočty dočerpáte, zapojit i lidi, kteří odpovídají za samotnou realizaci služby či projektu.

Hospodářským výsledkem faktury nezaplatíte

 Pokud máte přehled o minulém čerpání a plán toho budoucího, je to výborná zpráva.  Pak můžete přistoupit k dalšímu kroku, kterým je revize plánovaného cash flow.

Velmi často se stává, že mezi podmínky pro čerpání dotace či daru patří povinnost, aby vše, co má být z dotace/daru proplaceno, bylo proplaceno do konce kalendářního roku. Výjimku obvykle (ale ne vždy) dostávají mzdové výdaje. Na druhou stranu je realitou, že příjmy, které donoři slíbili, se opožďují. V tom případě je potřeba aktualizovat prognózu cash flow. Jak na to?

• zkontrolujte zůstatky na účtech a navažte na ně očekávané příjmy a výdaje (tak, jak jste si je naplánovali podle předchozích odstavců);
• nezapomeňte na závazky (faktury dodavatelů, které vám došly, ale ještě jste je nezaplatili);
• projděte sipohledávky a do zrevidovaného cash flow počítejte jen s těmi, o kterých si můžete být téměř jisti, že vám budou zaplaceny;
• pracujte s časovými rezervami (můžete to udělat tak, že příjmy uměle opozdíte, pak vás nepřekvapí, že příjem, který měl dorazit 11. 11., dorazil až 21.11. a vy jste měli problémy s dodržením výplatního termínu);
• pracujte s finančními rezervami, pokud vám prognóza cash flow naznačuje, že bude oscilovat kolem nuly, nespoléhejte na to. Můžete zkusit dopředu komunikovat s dodavateli o tom, že zaplatíte zřejmě o něco později (pokud není v rozporu s pravidly poskytovatele dotace). Anebo třeba zkusit v bance otevřít kontokorent.

 

Přejeme vám úspěšné zvládnutí posledního čtvrtletí. Pokud jsme vám v jakékoli části tohoto článku nasadili brouka do hlavy, dejte nám vědět. Rádi vám s ním pomůžeme.

 Za portál ucetnictviproneziskovky.cz

Martin Ježek a Petr Jun