Jste nezisková organizace? Čtěte, jak si nastavit účetnictví, abyste zvládli finanční řízení projektů
Daří se vám získávat dotace a granty na podporu své činnosti? Gratulujeme! A máte dobře nastavený systém pro jejich účtování a finanční řízení? Možná ano a možná si nejste jisti a je vám jasné, že si tím můžete zadělávat na problém. Poradíme vám, jak na to, aby účtování a finanční řízení vašich projektů bylo přehledné, efektivní a v souladu se zákonem.
Proč neúčtovat vše na jednu „hromadu“?
Jako nezisková organizace musíte ke dni účetní závěrky vykázat oddělené výnosy, náklady a výsledek hospodaření za hlavní a vedlejší činnosti (více viz vyhláška č. 504/2002 Sb.). Prakticky to znamená, že si účetnictví musíte nastavit tak, abyste toho byli schopni už v průběhu roku a zároveň tak, aby vaše účetnictví ukazovalo jednotlivé služby či projekty ve struktuře, kterou požaduje zřizovatel, dozorčí rada, či ředitel.
O co se jedná? Podívejte se do smlouvy s poskytovatelem dotace. Obvykle v ní nechybí formulace typu „příjemce se zavazuje vést odděleně evidenci a účetnictví poskytnuté dotace“. Neškodná větička, kterou samou radostí ze získání dotace při podpisu téměř nevnímáte, ve skutečnosti znamená velký zásah do vedení účetnictví, na který mnoho neziskovek není připraveno.
Univerzální recept řešení tohoto závazku neexistuje. Je potřebné nastavit individuální systém, který bude odpovídat podmínkám konkrétní organizace a pomůže rozlišovat mezi jednotlivými projekty (službami).
Prvním krokem je výběr vhodného účetního software. Jsme přesvědčeni o tom, že vhodný software je v tomto případě takový, který umožňuje zřizování zakázek (středisek). Což v podstatě zvládají všechny mainstreamové účetní software na našem trhu. Občas se setkáváme s názorem, že stačí tabulkový kalkulátor (MS Excel, Google tabulky a pod). Tyto nástroje jsou užitečné v případě finančního řízení, nicméně v účetnictví je to složitější. Účtování o dotacích (tedy např. rozpad jedné faktury do více projektů) jen v tabulkovém kalkulátoru je něco, co se děje vlastně mimo účetní systém. A je otázkou, jestli se tím dokonce nejedná o porušení zákona č. č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů (§ 13 odst. 3 ZÚ). Další otázkou je, jestli evidence pouze v tabulkovém editoru, tedy stav, kdy v účetnictví neoddělujeme evidenci dotace, není také porušením rozhodnutí o jejím přidělení. My to jako porušení vnímáme. Jaké tedy máte možnosti?
Systém „zakázek a středisek“
Tento systém se hodí pro organizace, které realizují více typů projektů (služeb) a potřebují mít po ruce přehled o stavu financí jak těchto jednotlivých projektů, či typů činností tak zároveň celé organizace. Abychom vám lépe vysvětlili, jak tento systém funguje, použijeme příklad. Představte si účetnictví jako velkou šatní skříň, kde do každé zásuvky chceme dávat doklady k jednomu typu projektu.
Pokud navržené rozdělení nestačí, přidá se do virtuální zásuvky rozdělovač - taková ta věc, která v zásuvce ve skříni umožňuje udržet lepší přehled. Díky tomu lze v té zásuvce rozdělit doklady i na jednotlivé projekty, regiony, témata a tak dále.
Dalším případem vhodným pro systém „zakázek a středisek“ je například projekt, který se skládá z několika zakázek a je financován z více zdrojů. Zdroje financování se nastaví jako střediska, doklady se pak účtují na zvolené zakázky. Prostřednictvím příznaku „středisko,“ je možné vyúčtovat dotaci jednotlivým donorům podle zdrojů. Pohledem přes zakázky je zase vidět, jak je čerpán rozpočet projektu napříč donory.
Naše rada: označte si „zásuvky ve skříni“ předem tak, jak potřebuje vedení organizace. Získáte tak dokonalou přípravu na kvalitní a efektivní finanční reporting.
Příklad skříně jsme použili pro lepší vizualizaci nastavování účetních systému. Snažíme se totiž vedení každé organizace, se kterou spolupracujeme vysvětlit, že účetnictví má být čistým a nepokřiveným obrazem toho, co organizace skutečně dělá. Zároveň má pomoci při reportingu donorům, dozorčí radě, a „stakeholders“ obecně. Pokud se nastavení účetních systémů nepovede, obvykle to pak znamená přeúčtování dokladů v průběhu období, stresy plynoucí z toho, že rozpočet nezvládnete vyčerpat nebo, že je přečerpán.
Využití analytických účtů – řešení, které je nasnadě, ale nic moc nevyřeší
Druhou variantou, po které obvykle sáhne účetní, když potřebuje účtovat zvlášť náklady související s projektem, je využití tzv. analytických účtů. Pokud například získáte dotaci, jejíž součástí jsou náklady na cestovné, pak účetní ke stávajícímu účtu „512 001 – Cestovné“, přidá účet „512 002 – Cestovné – projekt“. Je to jednoduché a prokazatelné. Tento systém se určitě hodí pro organizaci, která ví, že bude v účetním období realizovat malý počet projektů. A také ví, že ji, co se financí týče, bude zajímat vždy jen pohled na jednotlivé projekty. V případě, že by chtěla sledovat i další parametry, například to, o jaký typ služby v rámci jejího projektu jde, analytika nestačí. Respektive bude složitá, nepraktická a pomalá. Proč?
Příklad. Představte si, že vedle projektu Alfa realizujete projekty Beta, Gama, Delta. V ten okamžik vám přibydou účty 512 003; 512 004 a 512 005. To by ještě šlo. Ale co když vedení vaší organizace bude chtít vědět, kolik peněz stály projekty typu „vzdělávání“, či „terénní práce“? Pak musíte analytiku znovu přizpůsobovat. Třeba místo první nuly v číselném kódu účtu dát číslici jedna pro typ „vzdělávání“, číslici dva pro typ „terénní práce“. Vy navíc víte, že projekt Alfa se věnuje vzdělávání i terénní práci. Je možné, že to nakonec všechno díky analytikám zvládnete. Ale bude to pracné a nebude to efektivní. Pokud ještě část vašich činností běží mimo DPH a část v režimu DPH, pak vám analytika rozhodně stačit nebude.
Účtování a finanční řízení projektů neziskových organizací obsahuje mnoho rizik ale i příležitostí. Neváhejte se na nás obrátit, pomůžeme vám zvládnout obojí.