Konec roku se blíží. Leckomu by se z toho protočily panenky, ale vám nemusí. Pokud tedy máte nastavený systém finančního řízení správně, jak jste si mohli ověřit v předchozích dílech této série. Jestliže jste po celý čas zpřesňovali výhled hospodářského výsledku roku, bude pro vás finální vyřešení případných otazníků hračkou.
Čím začít?
Prvním krokem musí být jistota, že máte všechna data správně v účetnictví. Tedy že máte zaznamenané kompletní náklady i výnosy - a znáte jejich reálný stav k 30. 9. Zajistit to lze pouze průběžnou inventurou, která garantuje, že data z účetnictví jsou správným podkladem pro finanční řízení. (Jak mít nastavené účetnictví pro potřeby finančního řízení zjistíte ZDE ).
Poté můžete již velmi přesně predikovat náklady i výnosy na zbývající tři měsíce, a blížit se tak obrázku, který uvidíte na konci roku. Vše samozřejmě realizujete v systému rozpočtů a reportů jako v průběhu roku. Jejich detailnost a struktura může být individuální dle potřeb konkrétní organizace.
Když je toho víc
Takto „jednoduché“ to bývá v případě organizace realizující jednu činnost, ideálně hrazenou z jednoho zdroje financování. Organizace, která realizuje více projektů/činností vícezdrojově financovaných, bude mít vše složitější.
Musí totiž začít vyúčtovávat všechny dotační a grantové tituly, případně dary ze soukromého sektoru, a skládat tak celkový obrázek, který ukáže, jak se které dotace vyčerpají a které náklady zůstanou k tíži organizace. To znamená náklady, které budou muset být uhrazeny, a sice:
- příjmy z vedlejší hospodářské činnosti
- tržbami v rámci hlavní činnosti
- historickými zisky organizace
Proč se vyplatí mít na účtech pořádek?
Tento proces může pomoci v optimalizaci čerpání dotací (například možností změnit rozpočet), ale zároveň řeší i často požadovaná kofinancování a jejich evidenci a prokazování. Bonusem je příprava na „vyúčtovávací“ měsíce leden a únor následujícího roku a úspora času díky rozložení využití kapacit na delší období.
V některých situacích můžete mít nastavené čerpání dotací tak, že na konci roku není třeba v podstatě nic převratného řešit. V jiných však v průběhu roku nemusí být jasné, jakými zdroji a dotačními tituly budou veškeré náklady hrazeny. Nyní je proto ta správná doba udělat si v tom pořádek. Například poskytovatelé sociálních služeb s vícezdrojovým financováním by o tomto zcela jistě mohli vyprávět.
Neváhejte tedy s výše popsanými kroky. Jelikož reporty mají fakticky měsíční zpoždění, je nejvyšší čas co nejvíce zpřesnit výhled hospodaření. Krátí se nám totiž čas, který máme ještě k dispozici pro ovlivnění výsledků správnými nápravnými opatřeními.