Finanční řízení? Hlavně pravidelně

Na začátku roku máme většinou, i přes detailní rozpočet, pouze velmi hrubou představu o tom, jak bude naše organizace finančně vypadat v průběhu následujících 12 měsíců. Jak je to možné? Například tak, že nemáme přiznané dotace, ze kterých budeme náklady organizace hradit. Schválení či neschválení projektových žádostí může často zcela změnit i precizně nastavené náklady.

Správná rozhodnutí potřebují dostatek dat

Prvním krokem při nastavení kontinuálního systému finančního řízení je zobrazení rozpočtu organizace v čase daného roku. Druhým krokem je rozhodnutí, jak často chceme finanční zdraví organizace vyhodnocovat. Pro některé organizace (záleží na velikosti, frekvenci změn v rozpočtu nebo dotacích) je nutné vyhodnocování provádět měsíčně, jiným stačí jednou za kvartál.

Naše doporučení? Po určitém období můžete frekvenci upravit, začněte však měsíčním cyklem. Budete moci v krátkém časovém horizontu zpřesňovat cílování hospodářského výsledku a získávat aktuální data a podněty pro manažerské rozhodování. Můžete se například včas rozhodnout, jestli je potřeba získávat další finanční zdroje, nebo šetřit náklady.

Jaké parametry sledovat a v jaké struktuře?

Plánování či cílování hospodářského výsledku vzniká velmi jednoduchou úvahou: jak si vůči sobě stojí náklady a výnosy?

V rozpočtu organizace máme v nákladových položkách:

• osobní náklady
• náklady na služby
• náklady na provoz atd.

Všechny náklady je potřeba pokrýt výnosy, či ještě lépe, mít výnosy vyšší než náklady. Výnosy mohou být:

• dotace od státní správy
• dary od donorů
• tržby za prodej vlastních služeb nebo produktů (například v rámci vedlejší hospodářské činnosti organizace).

Bude konec července. Jak jste na tom?

Dejme tomu, že jsme na konci července a vy víte, jaké náklady na fungování organizace jste plánovali pro první pololetí. Z účetnictví dále znáte reálné náklady za toto období. Jednoduše tedy zjistíte, zda-li jste ušetřili či nikoliv. Co vás bude zajímat dále je:

• jak velkou část nákladů se vám povedlo vykázat/zahrnout do dotačních projektů
• jak vysoké jsou náklady, které zůstaly k tíži organizace?
• A máme zdroje na jejich pokrytí – provozní dary či vlastní tržby?

Vzhledem k tomu, že vývoj zdrojů financování může být velmi „turbulentní“, pouhé zjištění aktuálního stavu nestačí. Musíte se dívat do budoucnosti na očekávaný výsledek ke konci roku. Pokud již v červenci zjistíte, že něco není v pořádku, je dobré jednat hned, náklady totiž vykazují jistou míru „zpoždění“. Počítejte s tím, že rozhodnutí o šetření se finančně často projeví až v dalších měsících.

Zase to plánování

Podle zjištěného stavu za období 1-6/2016 je potřeba aktualizovat plán na období 7-12/2016.
Co to obnáší? Odhady:

• náklady organizace do konce roku
• výši dotací, které se vám podaří na úhradu nákladů organizace ještě získat
• hodnotu případných provozních darů
• výši tržeb, které plánujete do konce roku, ještě zrealizovat.

Nebojte se pracovat s odhady – při plánování na začátku roku znáte detaily maximálně na nejbližší čtvrtletí, další tři poté plánujete „hrubě“. Tyto hrubé odhady pak dále zpřesňujete díky systému pravidelného řízení.

Zase o krok blíž a takto pravidelně!

Nyní znáte reálný stav za první pololetí a máte aktuální plán na pololetí druhé. Když tyto dva obrázky dáte dohromady, znáte výhled hospodaření celého roku. A na jeho základě se můžete rozhodovat, co je potřeba změnit, aby hospodaření neskončilo například ztrátou 299 tisíc korun jako na obrázku níže. A co bude za měsíc? Díky tomu, že budete znát realitu za období 1-7/2016, budete moct aktualizovat plán na období 8-12/2016. Výsledkem je opět aktuálnější odhad hospodářského výsledku ke konci roku 2016.

Hospodářský výsledek vám faktury nezaplatí!

V dnešním textu jsme se věnovali naplánování a vyhodnocování hospodářského výsledku. Závěrem chceme zmínit i problematiku cash flow, o které jsme psali již dříve ZDE. Protože věnovat se pouze řízení hospodářského výsledku a opomenout řízení cash flow, připomíná hru se sirkami v blízkosti suché trávy. Peníze totiž do vaší organizace přicházejí v jiném čase než z ní odcházejí a kdy jsou promítnuty do nákladů či výnosů. Tím pádem vzniká nesoulad, který vám rádi pomůžeme ohlídat.