Zeptejte se své účetní na časové rozlišení
Věříme, že jste úspěšně vstoupili do roku 2016. I letos vám budeme radit, jak účetnictví a finance vaší neziskovky udržet v kondici. A na začátku roku – začneme hned od konce.
Budeme se věnovat tzv. časovému rozlišování. Pro vás možná složitá věc, pro dobrou účetní nikoliv. Řešili jste v nedávné době něco podobného se svou účetní? Ptala se vás? Máte jistotu, že jednotlivé účetní transakce máte zařazené do správného roku a že tedy nezkreslují obraz vašeho hospodaření? Stalo se vám již, že jste jeden rok byli v účetní ztrátě, druhý rok v zisku a vysvětlení spočívalo v tom, „že tamto či ono přece bylo účtováno do loňska a jsou to ty dohadné položky, a proto jste tenkrát byli v zisku“?
Proč je důležité časově rozlišovat?
Účetnictví by mělo být kopií toho, co se ve vaší organizaci v průběhu účetního období (většinou kalendářního roku) událo. Podvojné účetnictví nepracuje pouze v kategoriích příjem/výdaj, ale zajímá se hlavně o výnosy a náklady. Především na konci účetního období musíme věnovat velkou pozornost tomu, abychom u jednotlivých účetních operací provedli jejich přiřazení do správného účetního období. Čili provést časové rozlišení. Vysvětlíme na příkladu. Představme si situaci, že jste letos v lednu zaplatili roční nájemné za prostory, ve kterých provozujete svou činnost. Je zcela zřejmé, že výdaj proběhl v lednu 2016. Pokud to bylo nájemné na rok 2016, pak se jedná i o náklad roku 2016. Ale pokud jste platili nájemné zpětně – tedy za rok 2015, pak jistě tušíte, že je to náklad minulého roku. Náklady i výnosy musíme do účetnictví zaznamenat tak, aby časově odpovídaly období, se kterým souvisí. Říká se tomu akruální princip. Jeho smyslem je správně zobrazit výsledek hospodaření a také položky majetku (například pohledávky).
V předchozím odstavci jsme vysvětlili „proč“, nyní se podívejme na to „jak“. Nabízí se poměrně pestrá škála situací, které mohou nastat. V prosinci například zaplatíte pojistné na příští rok. Anebo pořádáte v lednu seminář, ale platby vám chodí již v prosinci. A takto bychom mohli pokračovat. Je samozřejmé, že vedení organizace těžko může celou problematiku znát do detailu. Nicméně, mělo by mít povědomí o tom, že cosi jako časové rozlišení existuje. Svému účetnímu tak bude dobře informovaným partnerem.
Pokud se na časové rozlišení podíváme detailněji, uvidíme dvě principiálně odlišné situace:
- o účetním případu víme vše podstatné:
- přesnou částku
- účel platby
- časové období
Účtovat v tom případě budeme na účtech dohadných položek.
- známe jen část okolností:
- účel
- časové období
Účtovat tedy budeme na účtech časového rozlišení.
Zároveň platí, že s časovým rozlišením není potřeba se trápit, pokud:
- bychom časově rozlišovali nevýznamné částky, kdy jejich ponecháním v nákladech či výnosech bez časového rozlišení není dotčen účel časového rozlišení, a účetní jednotka tím prokazatelně nesleduje záměrné upravování výsledku hospodaření
- se jedná o pravidelně se opakující výdaje, popřípadě příjmy, za předpokladu, že se výrazněji neovlivní věcná a časová souvislost nákladů a výnosů
Samozřejmostí by měl být vnitropodnikový předpis, který tuto problematiku upravuje.
Pokud jde o účtování, bývají využívány tyto účty:
Dohadné položky aktivní a pasivní:
Aktivní:
381 – Náklady příštích období
382 – Komplexní náklady příštích období
385 – Příjmy příštích období
Pasivní:
383 – Výdaje příštích období
384 – Výnosy příštích období
Dohadné účty:
388 – Dohadné účty aktivní
389 – Dohadné účty pasivní
Náklady příštích období = částky, které účetní jednotka vynaložila v běžném období, ale nákladově se týkají období budoucích – například nájemné placené dopředu, pojistné hrazené v běžném období, ale týkající se i období příštího atd.
Rozlišujeme dva druhy nákladů příštích období:
- náklady příštích období (týkají se vždy jednoho konkrétního nákladového druhu)
- komplexní náklady příštích období (vztahují se k několika nákladovým druhům a zahrnují jak výkony prováděné ve vlastní režii, tak výkony nakupované)
Výnosy příštích období – částky, které účetní jednotka přijala v běžném účetním období, ale věcně nebo časově souvisejí s obdobím následujícím (nájemné získané dopředu z hlediska pronajímatele)
Výdaje příštích období - částky dosud nezaplacené, které se však věcně a časově vztahují buď zcela nebo zčásti k období minulému. Jedná se například o nájemné placené zpětně (tedy například v lednu za prosinec).
Příjmy příštích období - částky, které účetní jednotka dosud nepřijala, ale věcně a časově souvisejí s běžným obdobím. V praxi může jít například o nevyúčtované provize, jejichž výše je přesně známá (pokud by nebyla přesně známá, nejednalo by se o příjem příštího období, ale o dohadnou položku).
Dohadné položky jsou případy pohledávek (a s nimi spojených výnosů) a závazků (a s nimi spojených nákladů), které věcně patří do běžného účetního období, ale nemohou být zaúčtovány, protože chybí doklad. Protože nejsou doloženy dokladem, není tedy známa ani přesná výše částky, která bude uhrazena nebo přijata. Částka je tedy odhadována, přičemž se vychází ze známých (obvyklých) skutečností nebo dohod.
Dohadné účty aktivní
Na dohadné účty aktivní vstupují pohledávky za poskytnuté výkony, u kterých není známa přesná výše částky, chybí doklad.
Obvyklé případy situací pro dohadné účty aktivní jsou:
- nevyfakturované dodávky, u kterých je třeba upřesnit cenu
- potvrzená pohledávka za pojišťovnou v důsledku škody bez znalosti částky pojistného plnění
- pohledávka jako náhrada manka způsobeného zaměstnancem, pokud je výše částky předmětem sporu
Dohadné účty pasivní
Na dohadné účty pasivní vstupují závazky za přijaté výkony, u kterých není známa přesná výše částky nebo také prozatím chybí doklad.
Obvyklé případy situací pro dohadné účty pasivní jsou:
- nevyfakturované dodávky, u kterých není doklad
- závazek k úhradě z odpovědnosti za způsobenou škodu, která není dosud přesně vyčíslena.