Čím začít?

Prvním krokem musí být jistota, že máte všechna data správně v účetnictví. Tedy že máte zaznamenané kompletní náklady i výnosy – a znáte jejich reálný stav k 30. 9. Zajistit to lze pouze průběžnou inventurou, která garantuje, že data z účetnictví jsou správným podkladem pro finanční řízení. (Jak mít nastavené účetnictví pro potřeby finančního řízení zjistíte ZDE ).

Poté můžete již velmi přesně predikovat náklady i výnosy na zbývající tři měsíce, a blížit se tak obrázku, který uvidíte na konci roku. Vše samozřejmě realizujete v systému rozpočtů a reportů jako v průběhu roku. Jejich detailnost a struktura může být individuální dle potřeb konkrétní organizace.

Když je toho víc

Takto „jednoduché“ to bývá v případě organizace realizující jednu činnost, ideálně hrazenou z jednoho zdroje financování. Organizace, která realizuje více projektů/činností vícezdrojově financovaných, bude mít vše složitější.

Musí totiž začít vyúčtovávat všechny dotační a grantové tituly, případně dary ze soukromého sektoru, a skládat tak celkový obrázek, který ukáže, jak se které dotace vyčerpají a které náklady zůstanou k tíži organizace. To znamená náklady, které budou muset být uhrazeny, a sice:

• příjmy z vedlejší hospodářské činnosti
• tržbami v rámci hlavní činnosti
• historickými zisky organizace

Proč se vyplatí mít na účtech pořádek?

Tento proces může pomoci v optimalizaci čerpání dotací (například možností změnit rozpočet), ale zároveň řeší i často požadovaná kofinancování a jejich evidenci a prokazování. Bonusem je příprava na „vyúčtovávací“ měsíce leden a únor následujícího roku a úspora času díky rozložení využití kapacit na delší období.

V některých situacích můžete mít nastavené čerpání dotací tak, že na konci roku není třeba v podstatě nic převratného řešit. V jiných však v průběhu roku nemusí být jasné, jakými zdroji a dotačními tituly budou veškeré náklady hrazeny. Nyní je proto ta správná doba udělat si v tom pořádek. Například poskytovatelé sociálních služeb s vícezdrojovým financováním by o tomto zcela jistě mohli vyprávět.

Neváhejte tedy s výše popsanými kroky. Jelikož reporty mají fakticky měsíční zpoždění, je nejvyšší čas co nejvíce zpřesnit výhled hospodaření. Krátí se nám totiž čas, který máme ještě k dispozici pro ovlivnění výsledků správnými nápravnými opatřeními.

• Cash flow

Pro většinu neziskových organizací je přelom roku z pohledu cash flow nejnáročnější. Máte své cash flow pod kontrolou? Pokud ne, co nejrychleji se podívejte na účet a naplánujte si klíčové výdaje i příjmy na nejbližší měsíce. V následujících týdnech data zpřesňujte a zároveň plánujte další období.

• Rozpočet

Sestavte rozpočet roku 2021, ideálně rozložený do měsíců či čtvrtletí. Rozložení vám pomůže při zpřesňování cash flow. Využijte u toho data z minulého roku, opírejte se o své reálné zkušenosti. Museli jste například v průběhu minulého roku plánované náklady spíše zvyšovat či naopak? Pracujte se zkušenostmi z minulého roku.

• Systém finančního řízení

Jak hodnotíte minulý rok? Byli jste v průběhu či na jeho konci něčím překvapeni, ať už mile či nemile? Anebo jste přesně věděli, k jakému hospodářskému výsledku míříte? Pro dokonalý přehled bez překvapení je nejlepší nastavit si systém, ve kterém pravidelně skládáte vyúčtování a aktualizovaný výhled na zbytek období. Díky tomuto systému budete stále zpřesňovat odhad výsledku celého roku. Na co si dát pozor? Na chybějící či zdvojená data. A co by mělo být samozřejmostí? Inventury účetnictví.

• Nastavení reportů

Měli jste v minulém roce všechny relevantní informace z vašich reportů, anebo jste neustále sháněli výpočty a kalkulace ad hoc? Jak to letos udělat líp? Zhodnoťte, co chcete sledovat a jaké parametry jsou pro vás klíčové. Chcete vidět efektivitu a výsledky projektů, členů týmu, středisek, poboček, zakázek a akcí? Můžete, stačí jen nastavit reporty, včetně vstupních dat.

• Nastavení účetnictví

Zrevidujte podle nastavení reportů a také podle požadavků donorů, zda máte účetnictví nastavené tak, aby vyúčtování bylo co nejjednodušší. A to jak pro vaše interní účely, tak pro vaše donory. Využijte všechny možnosti účetních SW, abyste strukturovali data pomocí kódů zakázek, středisek a činností.

• Nastavení distribuce nákladů mezi dotační projekty

Pokud využíváte veřejné prostředky a poslední rok jste prošli peklem vyúčtování spojených s nekonečným přeúčtováním a označováním nákladů, zkuste maximum nastavit už na začátku. U očekávaných a významných dotací již nyní nastavte úvazky členů týmu a další náklady, které tam budete účtovat.

• Vše nastavte jen dle reálných potřeb

Vše výše popsané dělejte efektivně. Vždy zvažte náklady a reálné přínosy opatření, abyste netvořili složitý systém jen pro systém. Záleží také na velikosti a struktuře organizace. Někde stačí kvartály, jinde jsou lepší měsíční reporty, někde stačí rozpočet dělený na osobní náklady a ostatní, jinde podrobněji atd.

Bez dlouhých úvodů přejdeme rovnou k věci. A zeptáme se vás na pár otázek. To, jak si na ně odpovíte vám ukáže, jak je na tom vaše neziskovka z finančního hlediska po skončení třetího kvartálu. Předem vám ještě řekneme, že každý problém má řešení. Ale nesmí se to už odkládat.

1. Provedla vaše účetní po třetím kvartálu průběžné inventury?
2. Máte přehled o všem, co je v účetnictví ještě potřeba dořešit?
3. Nemůže se stát, že vám přijde faktura, se kterou už nikdo nepočítal?
4. Máte jistotu, že všechny faktury, které měly být zaplaceny, již zaplaceny byly?
5. Máte jasný přehled o tom, jak dočerpáte dotace a dary, které byly určené pro letošní rok? Máte ošetřeno, jak řešit případný nesoulad mezi rozpočtem a realitou?
6. Respektive mají tento přehled vaši kolegové, kteří jsou odpovědni za realizaci či finanční řízení projektů anebo služeb?

Předpokládáme, že máte přehled o tom, jak po finanční stránce dopadnou vaše projekty, či služby. Na toto téma jsme psali ZDE .

Pokud to, o čemž píšeme v šesti bodech předchozího odstavce, máte k dispozici, je čas podívat se na celkový hospodářský výsledek:

1. Dosáhnete zisku (tedy kladného hospodářského výsledku)?
2. Anebo očekáváte ztrátu?
3. Víte v tom případě, že jí máte z čeho uhradit?

A když už jsme u toho zisku, zřejmě vás za pár měsíců čeká výpočet daňové povinnosti. A zase ty otázky:

1. Máte povědomí o tom, jestli patříte mezi neziskovky s širokým, či úzkým základem daně (více o této problematice ZDE ).
2. Umí někdo ve vaší organizaci alespoň hrubě spočítat, jestli z letošních zisků zaplatíte daň z příjmů? Proč je to důležité? Minimálně proto, abyste s platbou daně počítali v plánovaném cash flow pro další rok. A možná i proto, abyste se mohli včas rozhodnout, jestli například nové počítače nepořídit ještě letos, protože vám tato koupě sníží daňový základ.
3. A co DPH? Pokud jste organizací, která za své služby vystavuje faktury, nemůže se blížit vaše povinná registrace k DPH? (Pozor, nezaměňovat s aktuálně medializovanou problematikou elektronické evidence tržeb).
4. A pokud ne, nebyla by pro vás výhodná například dobrovolná registrace k DPH? Samozřejmě, že plátcovství DPH způsobí nárůst účetně-administrativní práce, ale co když se vám to vyplatí? Chcete se k tomuto tématu dozvědět více, pak doporučujeme TENTO NÁŠ STARŠÍ ČLÁNEK (DPH JAKO SOUČÁST REŽIJNÍCH NÁKLADŮ).

Jak vidíte, není toho málo. Nicméně pro organizaci, která chce mít své účetnictví v pořádku, a ještě k tomu z účetních dat získávat informace pro efektivní finanční řízení, je výše popsané nezbytnou nutností. Naštěstí účetnictví, daně, nastavení finančního řízení to všechno jsou disciplíny, které lze snadno využívat napříč organizacemi. Pokud se tedy necítíte pevní v kramflecích, rádi vám poradíme, účetnictví nastavíme, chyby vychytáme, řešení navrhneme, problémům předejdeme, systémy finančního řízení nastavíme. Stejně dobře, jako našim dalším, neziskovým klientům.

Třetí čtvrtletí kalendářního roku končí. V průběhu října byste měli mít k dispozici přehled o čerpání rozpočtů v jednotlivých projektech či službách. Samozřejmostí je i přehled za organizaci jako takovou – a to za první tři kvartály.

A jdeme do finále!

Máte jej? Jestli ne, je to kvůli tomu, že se spoléháte na intuici a dobrý odhad? Odvážnému štěstí přejeme. Nebude to ale spíš tak, že finanční řízení vaší organizace není systémovou záležitostí? Tušíte, že to bude tím důvodem, ale nejste si jisti? Tak namátkově:

• evidence čerpání vedete ve spoustě pomocných dokumentů
• zdlouhavě čekáte na přehledy čerpání za jednotlivé služby či projekty
• a stejně tak na to, až účetní vše přeúčtuje

Nachytali jsme vás na hruškách? Čtěte tedy dál.

Víte, co bylo?

V předchozím odstavci zmiňujeme přehledy čerpání za jednotlivé projekty či služby. Co tím myslíme? Že dva tři měsíce před koncem roku (či projektu) je potřeba mít k dispozici detailní přehled o čerpání každého rozpočtu. Hrubá čísla nyní přestávají platit.

Předpokládáme, že zájmem organizace je maximalizovat čerpání z každého přiděleného rozpočtu. Málokdy se stane, že rozpočet lze dočerpat přesně podle toho, jak byl naplánován. Položte si proto tyto otázky. A rovnou se na ně pokuste i odpovědět:

• Komunikujete s poskytovatelem dotace či daru o možných změnách v čerpání?
• Víte, jestli můžete peníze původně určené například na nákup služeb přesunout tak, abyste z nich mohli zaplatit mzdové náklady, anebo naopak?
• Umožní vám poskytovatel dotace pořídit ze získané dotace ještě počítač, který jste původně plánovali koupit na začátku roku, ale stále jste k tomu nedostali?
• Nebude případný nákup považován za nehospodárný výdaj?
• A co odměny pro vaše lidi? Celý rok tvrdě pracovali, vám se podařilo ušetřit na nákupu služeb, můžete jim z dotace nebo z daru proplatit odměnu?

Nepřekvapila vás loni nebo předloni náhodou účetní na konci roku tím, že ještě něco doúčtovala dodatečně a vy jste nakonec byli rádi, že vám v rozpočtu zbyla rezerva, ze které jste to mohli pokrýt? Nebyly to například odpisy majetku, které lze financovat z dotace/daru, ale byly zaúčtovány až zpětně za celý rok? Anebo účty za elektřinu? Vyúčtování za předchozí rok vám přišlo v květnu, od té doby platíte jen zálohy. Máte s poskytovatelem dotace/daru domluvené, jak s těmito položkami? A vidíte je v přehledu výdajů projektu či služby?

Máte nastavené mezitímní účetní závěrky?  A to tak, abyste kromě toho, co je zaúčtováno a o čem nemůže být řeč, měli k dispozici přehled „otevřených kauz“? Vždyť se přece snadno mohlo stát, že jste někomu zaplatili na jaře zálohu, ale faktura stále nedorazila. Téměř s jistotou lze tvrdit, že každá z otevřených kauz, o které nevíme, je špatně.

A víte, co bude?

 Nyní je čas detailně naplánovat čerpání každého rozpočtu. Nemyslíme tím mít vše spočítáno do koruny. Co potřebujete, je přehled o tom, jak každou položku rozpočtu vyčerpáte.

Ideální, až nutné, je zapojit do detailního plánování ty z vašich kolegů, kteří reálně rozpočty utrácejí. Pravděpodobně jen oni budou mít v hlavě důležité věci, které zatím zůstávají účetním či finančním manažerům skryty.  Pokud je obvykle do finančního plánování nezapojujete, teď to zkuste. Možná se dozvíte, že ten truhlář, který dělal v létě poličky do prostor, které využívá služba, za kterou váš vedoucí odpovídá, ještě něco drobného nedodělal a s vedoucím se domluvili, že fakturu pošle, až bude vše hotovo.  Anebo právě vedoucí služby ví, že v prostorách, kde zajištuje služby pro vaše klienty, je třeba vymalovat.  A proč na to nepoužít peníze, které v rozpočtu zbývají, že? Myslíme si, že tyto příklady dostatečně vypovídají o tom, proč je dobré do plánování toho, jak rozpočty dočerpáte, zapojit i lidi, kteří odpovídají za samotnou realizaci služby či projektu.

Hospodářským výsledkem faktury nezaplatíte

 Pokud máte přehled o minulém čerpání a plán toho budoucího, je to výborná zpráva.  Pak můžete přistoupit k dalšímu kroku, kterým je revize plánovaného cash flow.

Velmi často se stává, že mezi podmínky pro čerpání dotace či daru patří povinnost, aby vše, co má být z dotace/daru proplaceno, bylo proplaceno do konce kalendářního roku. Výjimku obvykle (ale ne vždy) dostávají mzdové výdaje. Na druhou stranu je realitou, že příjmy, které donoři slíbili, se opožďují. V tom případě je potřeba aktualizovat prognózu cash flow. Jak na to?

• zkontrolujte zůstatky na účtech a navažte na ně očekávané příjmy a výdaje (tak, jak jste si je naplánovali podle předchozích odstavců);
• nezapomeňte na závazky (faktury dodavatelů, které vám došly, ale ještě jste je nezaplatili);
• projděte sipohledávky a do zrevidovaného cash flow počítejte jen s těmi, o kterých si můžete být téměř jisti, že vám budou zaplaceny;
• pracujte s časovými rezervami (můžete to udělat tak, že příjmy uměle opozdíte, pak vás nepřekvapí, že příjem, který měl dorazit 11. 11., dorazil až 21.11. a vy jste měli problémy s dodržením výplatního termínu);
• pracujte s finančními rezervami, pokud vám prognóza cash flow naznačuje, že bude oscilovat kolem nuly, nespoléhejte na to. Můžete zkusit dopředu komunikovat s dodavateli o tom, že zaplatíte zřejmě o něco později (pokud není v rozporu s pravidly poskytovatele dotace). Anebo třeba zkusit v bance otevřít kontokorent.

Přejeme vám úspěšné zvládnutí posledního čtvrtletí. Pokud jsme vám v jakékoli části tohoto článku nasadili brouka do hlavy, dejte nám vědět. Rádi vám s ním pomůžeme.

 Za portál ucetnictviproneziskovky.cz

Martin Ježek a Petr Jun

Elektronická evidence tržeb NNO

O tzv. EET jste toho v posledních měsících určitě slyšeli hodně. My se zaměříme na specifika EET z pohledu neziskové organizace. Proč? Protože mezi neziskovými organizacemi najdeme spoustu takových, kterých se EET v letošním roce může výrazně dotknout.

Jak asi všichni víte, pro povinnost evidovat tržby není důležitá právní forma konkrétního subjektu, ale jeho činnost. Je to z toho důvodu, že „rozhodným příjmem“, tedy příjmem, který zakládá povinnost evidovat tržby, je příjem z činnosti, která je podnikáním (s určitými výjimkami). Za evidovanou tržbu, tedy tržbu, která podléhá povinnostem plynoucím z tohoto zákona, nejsou považovány tržby z drobné vedlejší podnikatelské činnost veřejně prospěšných poplatníků. Nabízí se otázka: jak poznat, že příjmy mé vedlejší podnikatelské činnosti lze považovat za drobné?

Jsou to:

• příjmy/výnosy z dané činnosti, které za předchozí rok nepřekročily částku 300 tisíc Kč
• příjmy/výnosy z dané činnosti, které za předchozí rok nepřekročily 5% z celkových příjmů/výnosů veřejně prospěšného poplatníka za dané období.

To ovšem není všechno. Abyste neudělali chybu, musíte si dát pozor ještě na:

Každoročně jste povinni tato kritéria znovu posoudit a jejich splnění musíte být schopni doložit.  V případě nově registrovaného veřejně prospěšného poplatníka je možné provést tzv. kvalifikovaný odhad.

K problematice EET je důležité ještě následující:

• příjmy z nájmu a reklamy patří u NNO vždy do vedlejší hospodářské (podnikatelské) činnosti
• příjmy z příležitostné výdělečné činnosti vykonávané v rámci hlavní činnosti (např. pořádání společenského setkání, na kterém se vybírá vstupné), naopak předmětem EET nejsou. (Pozor, tuto činnost ale nezaměňujme s vedlejší hospodářskou činností.)
• předmětem EET nejsou příjmy z podnikatelské činnosti, které získáváte výhradně bezhotovostní formou

Zákon o daních z příjmů v §17a definuje, že veřejně prospěšným poplatníkem je ten, kdo v hlavní činnosti neprovozuje podnikání (ponechme stranou, že Zákon o statusu veřejné prospěšnosti dosud nebyl přijat). Nicméně, Generální finanční ředitelství dosud nevydalo metodiku, která by pro případ NNO řešila, co je nebo co není podnikáním. Je tedy možné, že činnost jedné NNO „její“ finanční úřad posoudí jako „nepodnikání“, zatímco tu samou činnost druhé NNO posoudí jiný finanční úřad jako podnikatelskou činnost. Jak se moudře chránit předem? Požádejte finanční úřad o vydání tzv. závazného stanoviska. To vám v budoucnu může ušetřit spoustu starostí a problémů.

Transformace NNO

Je pět minut po dvanácté, ale třeba se to dá ještě zachránit! Neprovedli jste transformaci své neziskovky do 31. 12. 2016? Čili nepřizpůsobili jste statut, stanovy atd. úpravě dle NOZ (nový Občanský zákoník) a nedoručili jej včas patřičnému státnímu orgánu? Pak může dojít k výmazu vaší organizace. Velmi vám doporučujeme udělat to co nejdříve. I přesto, že je již po termínu!

A na co vás ještě chceme upozornit

Připravuje se novela Zákoníku práce. Ta by měla, kromě jiného, ještě v letošním roce upravit podmínky práce z domova.

A poslední věc. Došlo ke změně struktury účetních výkazů (rozvaha a výsledovka) a požadavků na obsah přílohy účetní závěrky za rok 2016. Nezapomeňte si ohlídat i tuto změnu. Nebo to můžeme udělat za vás. Ostatně jako cokoliv z tohoto článku.

Nový rok se naplno rozjel a s ním i nejistota neziskových organizací. Mít jasno ve financování jednotlivých služeb, témat, projektů a na to navazujícího pokrytí provozních nákladů organizace, to není jen tak. Když se k tomu přidá ještě daňové přiznání a s ním související uzávěrka předchozího roku, jednoho pěkně rozbolí hlava.

Jak tomu rozumět? Jak si můžeme být jistí tím, že to, co nám účetnictví ukazuje, je pravda? Máme recept, jak na to!

Nedříve malá odbočka:

V jednom z minulých článků jsme se věnovali inventarizacím: https://www.ucetnictviproneziskovky.cz/jak-poznat-ze-mate-spravne-udelanou-ucetni-zaverku/. Tedy něčemu, co většina lidí nemá moc ráda, ale pozor! Inventarizace je skvělý nástroj, jak zajistit, že to, co ukazují vaše účetní výkazy, je pravda. Pokud například v rozvaze v kolonce „Dodavatelé” (hledejte ji v krátkodobých závazcích v části „Pasiva“) najdete částku 100 000 Kč, pak právě díky inventarizaci víte, z čeho se tato částka skládá. Tedy v našem případě, kolik přesně a kterému dodavateli dlužíte. Účetní závěrku vyplněnou čísly, kterým se inventarizace vyhnula, rozhodně nepovažujte za zdroj seriózních dat.

 Pokud vaše organizace vede účetnictví, jak má, nemuselo by být problém ověřit si, jestli například peníze, které máte v bance a v pokladně, odpovídají částce, kterou byste tam měli mít, když spočítáte všechny vaše zisky a ztráty od založení organizace až do „dnešního“ dne. Za realistické datum pro stanovení „dnešního“ dne považujeme třeba datum, ke kterému byla sestavena poslední účetní závěrka. Pro ověření, jestli čísla sedí, vám bude stačit tento jednoduchý návod:

• Vezměte počáteční vklad k datu založení organizace.
• Postupně k němu přičtěte výnosy za všechna účetní období.
• Odečtěte celkové náklady každého účetního období (tedy i ty, které jsou daňově neuznatelné).
• Výslednou částku snižte o zaplacenou daň z příjmu za každé období.
• Před sebou máte číslo (říkejme mu číslo A), které můžeme považovat za nominální hodnotu vaší organizace. Tolik „peněz“ byste někde měli mít. To jsou tzv. vlastní zdroje organizace.

Jak dál?

• Porovnejte číslo A s tím, co ukazuje rozvaha, resp. výpisy z účtu a skutečnost v pokladně.
• Vezměte stavy všech bankovních účtů a přičtěte k nim zůstatky na všech vašich pokladnách.

! upozornění číslo 1: čtěte bankovní výpisy řádně, nezapočítávejte například výši kontokorentu.

!! upozornění číslo 2: počítejte s reálným stavem pokladen, tedy se skutečnými penězi.

• Přičtěte pohledávky (rozvaha část BII v aktivech) a zásoby (rozvaha část BI v aktivech).

!!! upozornění číslo 3: víte, z čeho se skládá každá položka, kterou přičítáte? Je vám srozumitelná? Pokud ne, chtějte vysvětlení po své účetní.

• A nyní zbývá přičíst hodnotu neodepsaného majetku a pustit se do posledního kroku.
• Tím je odečtení cizích zdrojů, které najdete v rozvaze na straně pasiv. A máme výsledek, říkejme mu B.

A = B?  Gratulujeme! A ≠ B? Nedá se svítit, je čas důsledně prověřit rozvahu (včetně dodaných inventurních soupisů) a pustit se do hledání problémů v předchozích letech.

Pokud jsme vám v jakékoli části tohoto článku nasadili brouka do hlavy, dejte nám vědět. Rádi vám s ním pomůžeme.

 Za portál ucetnictviproneziskovky.cz

Martin Ježek a Petr Jun

Zbývá pár týdnů a jsme rovnýma nohama v roce 2017. Co se má dělat začátkem roku z finančního hlediska, je ve spoustě neziskovek velkou neznámou. První kvartál leckdy připomíná hru s prvky hazardu. Chcete příklad?

Vsadíme se s vámi, že držíte na výplatní listině lidi pro projekty, které ještě nebyly oficiálně podpořeny žádnou dotací. Přitom nemáte v zásobě dost zdrojů, ze kterých tyto pracovníky zaplatíte, pokud dotace nakonec nevyjde, či bude výrazně krácena.

Co doporučujeme?

Rozhodně si sestavte plán finančních toků (cash flow) a rozpočet.

• Alespoň na nejbližší čtvrtletí by váš plán měl být relativně podrobný.
• Čím vzdálenější čtvrtletí, tím víc si můžete dovolit pracovat s přibližnými čísly.
• Počítejte vždy s horší variantou (bude to stát víc, nebo peníze budete muset zaplatit dříve).

Pro plánování nákladů je více než užitečné využít i data z roku 2016.

• Dostanete se k nim?
• Budou srozumitelná?
• Máte v organizaci někoho, kdo účetnictví umí nastavit tak, aby vám dávalo potřebné informace?
• A když ne, víte o někom mimo svou organizaci, kdo by vám s tím pomohl?

Pokud vás toto téma zajímá, doporučíme vám jeden z našich předchozích článků ( AISIS – nastavení finančního řízení NNO).

A pokud jde o příjmy/výnosy?

• Sestavte si přehled zdrojů (například projektů), ze kterých budete hradit své plánované náklady. U každého projektu odhadněte, jak pravděpodobné je jeho získání (100% projekt, který čeká už jen na podpis; 15% pro projekt, který je na začátku fáze schvalování);
• částky rozpočtů projektů (jako zdroje pro fungování vaší organizace) násobte pravděpodobností, kterou jste jim přiřadili, získáte tak přesnější představu o tom, s čím můžete letos počítat.
• Očekávané příjmy spíše opožďujte.

Jak vám plán cash flow, či sestavený rozpočet vychází? Vypadá to rozumně, alespoň na nejbližší půl rok. Anebo se zdá, že to není ono?

Je na vás, jestli budete spoléhat na fundraisingové umění své organizace. Anebo se například rozhodnete omezovat výdaje.

Máte přehled o plánovaných výkonech (počet služeb, obsloužených lidí, seminářů…)?

A jak to vypadá s režijními náklady, náklady na řídící či podpůrné pracovníky vaší organizace? Nedochází k tomu, že náklady na podpůrné pracovníky rostou, zatímco výkony organizace klesají? Umíte si poměry nákladů na jednotlivé skupiny pracovníků porovnat s výkony vaší organizace v čase? Nehrozí vám stoupání nákladů na podpůrné činnosti? A pokud ano, dokážete to zvládnout tak, abyste neohrozili fungování organizace? 

Přejeme vám úspěšné zvládnutí roku 2017. Pokud jsme vám v jakékoli části tohoto článku nasadili brouka do hlavy, dejte nám vědět. Rádi vám s ním pomůžeme. 

Za portál ucetnictviproneziskovky.cz

Martin Ježek a Petr Jun

Na začátku roku máme většinou, i přes detailní rozpočet, pouze velmi hrubou představu o tom, jak bude naše organizace finančně vypadat v průběhu následujících 12 měsíců. Jak je to možné? Například tak, že nemáme přiznané dotace, ze kterých budeme náklady organizace hradit. Schválení či neschválení projektových žádostí může často zcela změnit i precizně nastavené náklady.

Správná rozhodnutí potřebují dostatek dat

Prvním krokem při nastavení kontinuálního systému finančního řízení je zobrazení rozpočtu organizace v čase daného roku. Druhým krokem je rozhodnutí, jak často chceme finanční zdraví organizace vyhodnocovat. Pro některé organizace (záleží na velikosti, frekvenci změn v rozpočtu nebo dotacích) je nutné vyhodnocování provádět měsíčně, jiným stačí jednou za kvartál.

Naše doporučení? Po určitém období můžete frekvenci upravit, začněte však měsíčním cyklem. Budete moci v krátkém časovém horizontu zpřesňovat cílování hospodářského výsledku a získávat aktuální data a podněty pro manažerské rozhodování. Můžete se například včas rozhodnout, jestli je potřeba získávat další finanční zdroje, nebo šetřit náklady.

Jaké parametry sledovat a v jaké struktuře?

Plánování či cílování hospodářského výsledku vzniká velmi jednoduchou úvahou: jak si vůči sobě stojí náklady a výnosy?

V rozpočtu organizace máme v nákladových položkách:

• osobní náklady
• náklady na služby
• náklady na provoz atd.

Všechny náklady je potřeba pokrýt výnosy, či ještě lépe, mít výnosy vyšší než náklady. Výnosy mohou být:

• dotace od státní správy
• dary od donorů
• tržby za prodej vlastních služeb nebo produktů (například v rámci vedlejší hospodářské činnosti organizace).

Bude konec července. Jak jste na tom?

Dejme tomu, že jsme na konci července a vy víte, jaké náklady na fungování organizace jste plánovali pro první pololetí. Z účetnictví dále znáte reálné náklady za toto období. Jednoduše tedy zjistíte, zda-li jste ušetřili či nikoliv. Co vás bude zajímat dále je:

• jak velkou část nákladů se vám povedlo vykázat/zahrnout do dotačních projektů
• jak vysoké jsou náklady, které zůstaly k tíži organizace?
• A máme zdroje na jejich pokrytí – provozní dary či vlastní tržby?

Vzhledem k tomu, že vývoj zdrojů financování může být velmi „turbulentní“, pouhé zjištění aktuálního stavu nestačí. Musíte se dívat do budoucnosti na očekávaný výsledek ke konci roku. Pokud již v červenci zjistíte, že něco není v pořádku, je dobré jednat hned, náklady totiž vykazují jistou míru „zpoždění“. Počítejte s tím, že rozhodnutí o šetření se finančně často projeví až v dalších měsících.

Zase to plánování

Podle zjištěného stavu za období 1-6/2016 je potřeba aktualizovat plán na období 7-12/2016.
Co to obnáší? Odhady:

• náklady organizace do konce roku
• výši dotací, které se vám podaří na úhradu nákladů organizace ještě získat
• hodnotu případných provozních darů
• výši tržeb, které plánujete do konce roku, ještě zrealizovat.

Nebojte se pracovat s odhady – při plánování na začátku roku znáte detaily maximálně na nejbližší čtvrtletí, další tři poté plánujete „hrubě“. Tyto hrubé odhady pak dále zpřesňujete díky systému pravidelného řízení.

Zase o krok blíž a takto pravidelně!

Nyní znáte reálný stav za první pololetí a máte aktuální plán na pololetí druhé. Když tyto dva obrázky dáte dohromady, znáte výhled hospodaření celého roku. A na jeho základě se můžete rozhodovat, co je potřeba změnit, aby hospodaření neskončilo například ztrátou 299 tisíc korun jako na obrázku níže. A co bude za měsíc? Díky tomu, že budete znát realitu za období 1-7/2016, budete moct aktualizovat plán na období 8-12/2016. Výsledkem je opět aktuálnější odhad hospodářského výsledku ke konci roku 2016.

Hospodářský výsledek vám faktury nezaplatí!

V dnešním textu jsme se věnovali naplánování a vyhodnocování hospodářského výsledku. Závěrem chceme zmínit i problematiku cash flow, o které jsme psali již dříve ZDE. Protože věnovat se pouze řízení hospodářského výsledku a opomenout řízení cash flow, připomíná hru se sirkami v blízkosti suché trávy. Peníze totiž do vaší organizace přicházejí v jiném čase než z ní odcházejí a kdy jsou promítnuty do nákladů či výnosů. Tím pádem vzniká nesoulad, který vám rádi pomůžeme ohlídat.

Také v tomto díle našeho seriálu se budeme věnovat finančnímu řízení NNO. Navážeme tak především na dva předchozí texty, ve kterých se věnujeme sestavení rozpočtu organizace a nastavení cash flow.

Jakého hospodářského výsledku dosáhnete za první pololetí? A jak to vypadá s tím druhým?

V tuto chvíli už byste měli mít jasno v tom, s jakými prostředky na fungování vaší organizace můžete pro letošek počítat. Je nejlepší čas udělat si pololetní přehled o vašich financích. Uvidíte tak, na co máte a na co ne, co máte pokryté a s čím je moudřejší raději nepočítat. Jak udělat přehled, aby odrážel realitu? Odpovězte si na následující otázky:

Pokryjete ze zdrojů vše, co pokrýt potřebujete?

Z předem připraveného rozpočtu na letošní rok máte určitě představu o výši prostředků, které vaší organizací „protečou“ a kolik z nich spotřebujete na své fungování. Na mzdy, na služby, na spotřebu materiálu. Podívejte se do rozpočtu a překontrolujte jeho čerpání k prvnímu pololetí.

Následně se zabývejte předpokládanou výší nákladů vaší organizace na druhé pololetí a překontrolujte, jestli  reflektuje vaše aktuální plány. Nebudete náhodou najímat další lidi nebo investovat do vzdělávání?

Budete schopni platit včas?

Máte přehled o budoucím vývoji zůstatků na bankovních účtech? Máte jistotu, že na účtech je tolik, kolik tam má být? Že vám nechybějí peníze na to, abyste projekty/služby mohli realizovat včas? A máte dost důvodů věřit tomu, že to tak bude za měsíc, či za půl roku?

O tom, jak správně plánovat a sledovat schopnost vaší organizace platit včas čtěte zde: https://ucetnictviproneziskovky.cz/rizeni-cash-flow-neziskove-organizace/.

Představa versus realita

Porovnejte si to, co jste o financích vaší organizace věděli před půl rokem s tím, co víte teď. Je možné, že uvidíte rozdíly. Nemusí to být nutně špatně, pokud však znáte důvody, proč k takovým rozdílům dochází. Teď je ještě čas s případnými nežádoucími rozdíly poměrně komfortně pracovat. V listopadu už by to bylo horší.

A co když to vůbec nevychází?

Je jen velmi málo organizací, které se nesetkaly s tím, že by v průběhu roku nemusely přistoupit ke škrtům, aby přežily nebo se nezadlužily. Pokud je pravděpodobné nebo jisté, že zdroje, které jste pro letošek sehnaly, nepokryjí vaše potřeby, je nejvyšší čas začít jednat. Nenechte se ukolébat ani tím, že na bankovním účtu máte peněz dostatek.

Udělejte si přehled o tom, kolik peněz (a na co) vám chybí. Zahrňte do svých úvah prostředky, které vám ještě letos přijdou nebo velmi pravděpodobně přijdou. Z těch pravděpodobných příjmů započítejte jen část (co když nepřijdou všechny). S méně pravděpodobnými raději nepočítejte vůbec.

Udělejte si přehled o nákladech. Seřaďte si položky nákladů podle jejich celkové výše. Na první pohled tak vidíte položky, kde případné škrty přinesou nejvyšší efekt.

Zkuste si spočítat, jestli se významně neproměnil počet lidí, kteří se ve vaší organizaci věnují přímé péči o cílovou skupinu, naplňování poslání vaší organizace, vůči lidem, kteří plní roli servisní nebo řídící. Nerostou náklady na servisní pracovníky rychleji, než na ty v přímé práci? Pokud ano, šetřte snížením úvazku, outsourcingem nebo ukončením pracovního poměru.

Nenarostly režijní náklady například tím, že v minulosti došlo ke stěhování do dražších prostor, či služeb nakupovaných paušálem (právníci, účetní, správce webu, databází) a teď už je nepotřebujete využívat v takovém rozsahu? Je čas pro vyjednávání o změnách v rozsahu a ceně takových služeb.

Při rozhodování o škrtech naznačených výše si pokládejte otázku: jak tato úspora ohrozí dosažení letošních cílů, či poslání naší organizace? Právě odpovědi na takové otázky vás v okamžicích volby mohou činit rozhodnějšími.

Jestliže vás naše články inspirují k provedení změn ve své organizaci, ale nechcete se do nich pouštět sami, či si nejste jistí tím, jak na to, rádi vám s nastavením financí pomůžeme.

Za portál ucetnictviproneziskovky.cz

Martin Ježek a Petr Jun

V minulém díle našeho seriálu jsme se věnovali rychlé inventuře finančního řízení (článek v nezkrácené verzi je k dispozici zde: https://ucetnictviproneziskovky.cz/nastaveni-financniho-rizeni-nno/). V textu jsme zmínili i otázku řízení cash flow. A právě cash flow (finančním tokům) se nyní budeme věnovat podrobněji.

Buďme k sobě upřímní!

Plánování a řízení rozpočtů jednotlivých projektů je již u neziskovek naštěstí běžnou praxí. Jejich cílem je zajištění alespoň nulového hospodářského výsledku organizace (tedy zabránění ztrátě). Bohužel stále není pravidlem věnovat minimálně stejnou pozornost i plánování a řízení finančních toků organizace (cash flow). Jistě je to dáno poměrně velkou mírou nejistoty, která je spojena s tím, jak jsou neziskovky financovány. Avšak ruku na srdce, není absence řízení cash flow způsobena i něčím jiným?

Kdo ví, jak bude?

Sestavit si plán cash flow je jednoduché. Stačí ovládat základy práce v tabulkovém editoru a jednou měsíčně připravit jednoduchou tabulku se všemi finančními prostředky, které v daném měsíci plánujete vydat a přijmout.

Jestliže jste organizací projektového typu, nejjednodušší bude sečíst výdaje a příjmy každého projektu s těmi „neprojektovými“. Když ale realizujete projekty, jejichž finanční prostředky musejí být oddělené od ostatních peněz organizace, musíte sledovat cash flow každého takového projektu zvlášť.

Sestavili jsme pro vás seznam užitečných tipů, které vám při sestavování plánu cash flow určitě pomohou:

• opožďujte příjmy – počítejte s tím, že peníze na účet budou přicházet později, než je uvedeno v rozhodnutích o poskytnutí dotace, resp. později než je den splatnosti faktur.
• pokud ve vaší organizaci dělají podstatnou část výdajů mzdy, je užitečné každý měsíc rozdělit na dvě poloviny. Mzdy většinou odcházejí v první polovině měsíce. Sledováním cash flow měsíčně by se totiž mohlo zdát, že na mzdy v daném měsíci bude. A až posléze zjistit, že to sice pravda je, ale bohužel platná až na konci měsíce.
• jste-li plátcem DPH, pak nezapomínejte, že platíte a vám je placeno vždy včetně DPH a také na to, že rozdíl mezi přijatou a vydanou DPH někdy (měsíčně, kvartálně) odvedete finančnímu úřadu.
• zjistěte si, jestli vaši dodavatelé nebudou požadovat dopředu zálohu.
• prověřte si platební morálku těch, kteří vás platí.

Plán je jedna věc, realita druhá 

Správně sestavený plán cash flow by vám měl ukázat, kolik peněz budete mít v konkrétní termíny k dispozici. S hotovým plánem cash flow je ovšem nutné dále pracovat, pravidelně jej vyhodnocovat, porovnávat s realitou a dle potřeby měnit. Udělejte všechno pro to, aby každý další plán odrážel realitu ještě věrněji, než ten předešlý.

Plán B pro případ, že cash flow nevychází

Samotné naplánování cash flow vám samozřejmě nezajistí dostatek prostředků na účtu. Ale pomůže vám dohlédnout dále do budoucnosti. V horším případě vám dá čas připravit se na případné krize, v lepším případě vytvoří prostor pro další rozvoj organizace.

Pokud vám prognóza cash flow např. v červnu naznačí, že vás v říjnu mohou čekat problémy s likviditou (tedy se schopností platit své závazky), máte čas a prostor na to, abyste to mohli řešit. Podle závažnosti situace můžete využít například tyto záchranné postupy:

• přeplánujte finančně náročné investice na pozdější období,
• předjednejte s dodavateli prodloužení lhůt splatnostní (je to určitě lepší řešení, než se později vymlouvat),
• jednejte s donory, poskytovateli dotací,
• vyvíjejte tlak na dlužníky faktur po splatnosti,
• jednejte s bankou o poskytnutí úvěru, kontokorentu či provozního úvěru.

Nemáte jistotu, že cash flow zvládnete sestavit? Rádi vám pomůžeme. Máme dlouholetou praxi, seznam spokojených referencí i zkušenosti s finančním řízením vlastní neziskovky. Pohlídáme zákony, proškolíme zaměstnance, poskytneme užitečné tipy a vzory.

Správně vedený přehled cash flow vám uvolní ruce. Budete se moci věnovat naplno své práci. A budete mít jistotu, že vaše organizace stojí na pevných základech, ze kterých může zdravě růst.