dotace a finance – UCETNICTVIPRONEZISKOVKY

jAK V DOTAČNÍCH PROJEKTECH S NEPŘÍMÝMI NÁKLADY NÁROKOVAT REŽIJNÍ NÁKLADY?

Petr Jun — Thu, 02 Nov 2017 23:00:00 +0000

Pod pojmem „režijní náklady“ chápeme například náklady na nájem kanceláří, energie, telefony, internet, spotřební materiál, kancelářské pomůcky a další. Prvotně je potřeba tyto náklady rozdělit na dvě skupiny – na ty, které je možné přiřadit přímo danému projektu a na ty, které jsou společné pro několik projektů. V prvním případě je jediným omezením rozpočet projektu a situace je poměrně jednoduchá. Druhý případ je častější a složitější. Režijní náklady jsou společné pro několik projektů. Pro lepší ilustraci příklad: realizujete dotační projekt s tzv. nepřímými náklady (náklady určené paušální sazbou, které nekontroluje poskytovatel dotace), ale mimo tento projekt realizujete další projekty/aktivity. Rozpočet nepřímých nákladů projektu by hypoteticky pokryl veškeré režijní náklady organizace – lze je ale celé nárokovat jednomu projektu? Bohužel ne. V případě kontroly, která by zahrnovala i nepřímé náklady (finanční úřad a jiné subjekty) musíte umět prokázat, že režijní náklady nárokované projektu splňují způsobilost nákladů – tedy hospodárnost, účelnost a efektivitu. Možnosti rozpočtu celkem logicky nejsou pádným argumentem. Na to, abyste tyto náklady byli schopní obhájit před případnou kontrolou, potřebujete metodiku rozdělování režijních nákladů. Může to být počet na projekt vyčleněných pracovníků, či poměr pracovních úvazků využívaných projektem vůči všem pracovníkům/úvazkům v organizaci. Často bývá jako měřítko využita výše přidělené dotace daného projektu vůči všem ostatním příjmům organizace (ale co když dotace nevyčerpáte na 100%, jak stanovit správný poměr?). Anebo poměr metrů čtverečních kanceláří využívaných daným projektem. Před stanovením metodiky doporučujeme vždy kalkulovat vliv na finanční zdraví organizace. Jen velmi těžko se podaří veškeré režijní náklady uplatnit do projektů, ale samozřejmě cílem je minimalizovat výši režijních nákladů, které zůstanou na vrub organizace.

Jak se vyrovnat se situací, kdy hrozí, že projekt nebude mít dostatek finančních prostředků? Případně jak se této situaci zcela vyhnout?

Petr Jun — Fri, 07 Jul 2017 22:00:00 +0000

V momentě, kdy je naplánován harmonogram čerpání projektu a k tomu předpokládané proplácení žádostí o platbu, identifikujeme riziková období. Odhady proplácení žádostí o platbu je dobré dělat skepticky (častěji poskytovatelé platí později) a v případě potřeby jsou pak jen dvě řešení – buď podávat mimořádné monitorovací zprávy po domluvě s poskytovatelem anebo též po domluvě žádat o navýšení zálohové platby (toto je vždy podstatná změna projektu). Samozřejmě lze také financovat projekt po nějakou dobu z vlastních prostředků, ale zde je třeba ověřit, zda takto hrazené výdaje lze zahrnout do žádostí o platbu před tím, než proběhne uhrazení předešlé žádosti o platbu a příjemce poté realizuje refundaci či vratku zápůjček – tato komplikace hrozí v rámci OP VK.

KRÁCENÍ NEUZNATELNÝCH VÝDAJŮ V RÁMCI MONITOROVACÍCH ZPRÁV

Petr Jun — Tue, 03 Jan 2017 23:00:00 +0000

V minulosti jsme se setkali se dvěma přístupy. V OP VK vám krátili neuznatelné výdaje vždy – tedy jakmile jste je jednou chtěli nárokovat a neprošlo to, byly vám zkráceny a hotovo. To s sebou nese tyto konsekvence:

Výdaj vám nebude proplacen a vy ho musíte uhradit ze svého. I tak se ale jedná o porušení rozpočtové kázně, o kterém musí formálně proběhnout řízení. To znamená poměrně dost administrativy a ve finále vyměřené penále za období od proplacení výdaje do jeho zkrácení v rámci žádosti o platbu. I kdyby vám toto penále odpustili, administrativní zatížení (často kvůli korunovým částkám) není malé – především v případech, kdy poskytovatelem dotace bylo přímo MŠMT a podněty musel řešit Finanční úřad. Zároveň tyto prostředky ztrácíte i z pohledu rozpočtu, nelze je například přesunout jinam a využít je jinak. Daná položka rozpočtu se tedy bude tvářit jako vyčerpaná.

V rámci OP LZZ byla naše zkušenost jiná a měla by pokračovat i v rámci OPZ. Odlišnost vychází především z toho, že v OP LZZ nebylo nutné mít oddělený bankovní účet. Byla zde možnost výdaj z projektu vyjmout (jak z monitorovací zprávy a žádosti o platbu, tak například z účetního střediska projektu) a prohlásit, že nebyl hrazen z finančních prostředků projektu. Ano, pokud budete souhlasit, znamená to, že výdaj hradíte ze svého jako v prvním případě, ale zbavíte se všech dalších negativních důsledků. Pokud tedy tuto možnost budete mít, souhlaste s „neuznatelností“. Je to vždy správná volba. Zbavujete se tím však možnosti dále licitovat, zda vám výdaj má nebo nemá být proplacen. Pokud se chcete dále někam odvolávat a domoci se uznání takového výdaje, je nutné ho v monitorovací zprávě a žádosti o platbu ponechat. Bohužel je většinou velmi málo pravděpodobné, že bude prvotní rozhodnutí zvráceno.

Máme v rozhodnutí o poskytnutí dotace ustanovení, že dotace musí být vyčerpána do konce daného kalendářního roku, respektive, že nevyčerpané prostředky ke konci roku musíme vrátit do rozpočtu poskytovatele. Je nám jasné, že doklady musí být datovány do konce kalendářního roku, ale musí být i proplaceny?

Petr Jun — Thu, 07 Jul 2016 22:00:00 +0000

Již jsme se setkali s oběma výklady této problematiky a též s výkladem, který připouštěl sice úhradu nákladů (tedy výdaj) až v dalším roce, ale pouze u nákladů mzdových. Pokud chcete předejít jakýmkoliv rizikům při kontrole, je vhodnější zvolit přístup/výklad výdajový. To znamená, že v daném kalendářním roce budou jednak samozřejmě zaúčtovány všechny náklady související s dotací a zároveň budou tyto náklady i v daném roce proplaceny. Pokud toto nebude pro vaši organizaci reálné (především u mzdových nákladů), je potřeba řešení konzultovat s poskytovatelem dotace, abyste jednali ve shodě s poskytovatelem dotace a eliminovali tak rizika neuznatelných výdajů.

NOVÝ DOTAČNÍ PROJEKT A SYSTÉM FINANČNÍHO ŘÍZENÍ

Petr Jun — Wed, 30 Mar 2016 22:00:00 +0000

Stali jste se šťastným příjemcem dotace některého z operačních programů? Gratulujeme! A připomínáme: teď je ten správný čas zapojit tuto dotaci (projekt) do systému finančního řízení. Jen tak udržíte finanční zdraví pod kontrolou. Více čtěte zde:

Vliv dotace (projektu) na rozpočet organizace

Na začátku realizace nového dotačního projektu se rozhoduje o tom, jaký bude mít vliv na rozpočet organizace. Nejdříve je třeba se ujistit, že vliv bude pozitivní a kdyby náhodou nebyl, je pořád čas s tím zkusit něco udělat.

O negativní vliv nikdo nestojí, tak co je potřeba udělat, aby byl pozitivní? Číst dál a zařídit se následovně:
Ze všeho nejdříve zrevidujte náklady organizace:

mzdové náklady: budete přijímat nové zaměstnance? Pokud ano, zaneste je v rozpočtu organizace do plánovaných mzdových nákladů.
režijní náklady: neporostou vám náklady například na nájem (rozšíření kanceláří) či na spotřební materiál (kancelářské potřeby, účetní služby a podobně)?

Hotovo? Pokračujeme:

pokud máte v nákladech kompletní tým organizace (včetně nových zaměstnanců projektu), dejte na druhou stranu všechny finanční prostředky, které budou hrazeny projektem. (Ty nemusí být pouze na nové zaměstnance, ale také na již existující, ke kterým jste neměli dosud zdroj financování.
spočtěte si, jaké finanční prostředky (jaká část rozpočtu nepřímých nákladů), mohou sloužit na úhradu režijních nákladů organizace.

Tímto procesem aktualizujete bilanci nákladů a výnosů – a někde na „hlavní palubní desce“ byste měli vidět očekávaný výsledek hospodaření na konci roku (k aktuálnímu datu).

Držíte se? Popojedem:

aktualizujte systém účetnictví, čili doplňte do něj právě začínající projekt. Pro poskytovatele dotace postačí, když budete účetnictví projektu (tedy dotace) vést odděleně. Pro tyto účely můžete využít zakázky/střediska/činnosti/analytické účty. Pro splnění této povinnosti může stačit jedna zakázka/středisko – stačí ale pro účely řízení projektu? Podle našeho názoru ne. Je třeba se zamyslet, jaké ukazatele budete chtít pro účely finančního řízení a reportingu dále využívat. Například je nutné oddělit přímé a nepřímé náklady, pokud toto dělení rozpočet projektu obsahuje. Dále je dobré zvážit, zda nenastavit účetnictví tak, abyste jednoduchými exporty viděli čerpání rozpočtu projektu – tedy řádek rozpočtu = zakázka v účetnictví či jiný rozlišovací znak. Je to skvělý nástroj, který zjednoduší tvorbu monitorovacích zpráv i samotné řízení rozpočtu projektu. Nastavení vždy musí zohlednit podobu a velikost projektu – čím větší rozpočet, tím je nutnější detailnější nastavení. Dále může být vhodné sledovat každou klíčovou aktivitu odděleně – zejména, pokud je řídí různí manažeři klíčových aktivit.

Detailně jsme se věnovali nastavení systému účetnictví zde: https://ucetnictviproneziskovky.cz/jste-neziskova-organizace-ctete-jak-si-nastavit-ucetnictvi-abyste-zvladli-financni-rizeni-projektu/